Google शीट से स्वचालित रूप से मासिक चालान कैसे भेजें

• प्रोग्रामिंग

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यदि आप घर से काम करते हैं या अपना खुद का व्यवसाय चलाते हैं, तो अपने चालान को समय पर भेजना याद रखना हमेशा आसान नहीं होता है।

इस लेख में आप देखेंगे कि Google स्क्रिप्ट (बहुत सरल, चिंता न करें) कैसे लिखें।

हम आपको यह भी बताएंगे कि मैक्रो के साथ कैसे करें। एक मैक्रो आपके चालान को अच्छी तरह से पैकेज कर सकता है और इसे आपके द्वारा पसंद किए गए किसी भी ईमेल पते (या पते) पर ईमेल कर सकता है।

चरण 1: अपने मासिक चालान की तैयारी करें

यदि आप वर्तमान में Google शीट का उपयोग करके अपने चालानों को ट्रैक नहीं करते हैं, तो आपको वास्तव में करना चाहिए। भले ही आपने अपने जीवन में कभी भी कुछ भी प्रोग्राम नहीं किया हो। नए प्रोग्रामर के लिए 10 सर्वश्रेष्ठ शुरुआती प्रोजेक्ट। नए प्रोग्रामर के लिए 10 सर्वश्रेष्ठ शुरुआती प्रोजेक्ट प्रोग्रामिंग सीखना चाहते हैं, लेकिन यह नहीं जानते कि कहां से शुरू करें? ये शुरुआती प्रोग्रामिंग प्रोजेक्ट और ट्यूटोरियल आपको बंद कर देंगे। अधिक पढ़ें ।

Google शीट्स को क्लाउड पर संग्रहीत किया जाता है, जहां आपके पास Google स्क्रिप्ट की शक्ति भी है। Google स्क्रिप्ट के साथ अपनी उत्पादकता को बढ़ाने के लिए 3 निश्चित तरीके। Google स्क्रिप्ट के साथ अपनी उत्पादकता को बढ़ाने के लिए 3 निश्चित तरीके। Google स्क्रिप्ट के साथ सभी प्रकार के कूल ऑटोमोटिव को करना संभव है।, और आपको उन्हें खरोंच से भी नहीं बनाना है। अपनी उत्पादकता को बड़े पैमाने पर बढ़ाएं। अपनी उंगलियों पर और पढ़ें। इस वजह से, Google पत्रक एक्सेल की तुलना में कहीं अधिक "इंटरनेट-सक्षम" है।

यह वास्तव में मायने नहीं रखता है कि आप इस समाधान के लिए अपने चालान को कैसे काम करते हैं। आइए कुछ चीजें लेते हैं जो आपको अपने Google स्क्रिप्ट से निपटने से पहले व्यवस्थित होनी चाहिए।

यह जटिल नहीं है। आपको केवल यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपके वर्तमान महीने की शीट को हमेशा उसी नाम दिया गया है। मेरे मामले में मैं इसे "चालान" कहता हूं।

महीने के 1 तारीख को, चालान स्वचालित रूप से भेजा जाता है। फिर पहले सप्ताह के दौरान कुछ समय बाद, मैं इसे उस महीने और वर्ष में बदल देता हूं।

फिर "इनवॉइस" शीट को फिर से बनाएँ और चालू महीने के लिए फिर से लॉगिंग शुरू करें।

चरण 2: Google स्क्रिप्ट बनाएं

Google पत्रक से Google स्क्रिप्ट संपादक में आने के लिए, बस मेनू में टूल पर क्लिक करें। इसके बाद स्क्रिप्ट एडिटर पर क्लिक करें।

यदि आप को कभी भी अपनी स्क्रिप्ट के माध्यम से वापस जाने और इसे ट्विक करने की आवश्यकता है, तो प्रोजेक्ट का नाम बदलना बाद में आपको याद होगा।

इसके बाद, निम्नलिखित स्क्रिप्ट में पेस्ट करें।

 function myFunction() { var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var filename = "Current Month " + ss.getName(); var SendBook = ss.copy(filename); var ToUser = " " MailApp.sendEmail({ to: ToUser, subject: 'Here is my invoice for last month!', body: 'Hi! I have attached my invoice for this month. Thanks for the work, really appreciate it! -Ryan', attachments: [SendBook.getBlob().setName(filename)] }); } 

हमने सेंडइमेल फ़ंक्शन को कवर किया है। Google स्क्रिप्स के साथ Google शीट में ईमेल कैसे भेजें, Google स्क्रिप्स में ईमेल भेजने का तरीका Google स्क्रिप्ट्स के साथ जानें कि कैसे Google स्क्रिप्ट्स का उपयोग करने के लिए शीट्स और डॉक्स जैसे Google उत्पादकता टूल को स्वचालित करें और खुद को घंटों बचाएं। । अतीत में और पढ़ें यदि आप रुचि रखते हैं कि यह कैसे काम करता है।

उस स्क्रिप्ट के सही हिस्सों को संपादित करें ताकि वह सही ईमेल पते पर जा सके। सुनिश्चित करें कि यह उस व्यक्ति के सही नाम का उपयोग करता है जिसे आप इसे शरीर में भेज रहे हैं।

यह जांचने के लिए कि आपकी स्क्रिप्ट काम कर रही है, अपने स्वयं के ईमेल पते के साथ "ToUser" टेक्स्ट भरें।

स्क्रिप्ट को बचाने के लिए मेनू में डिस्क पर सहेजें आइकन पर क्लिक करें। अगले प्ले आइकन पर क्लिक करें (एक सही तीर की तरह दिखता है)।

यह आपसे आपके अन्य Google डेटा (जैसे जीमेल और शीट्स) तक पहुंचने के लिए स्क्रिप्ट के लिए प्राधिकरण की पुष्टि करने के लिए कहेगा।

आपको एक चेतावनी मिल सकती है कि स्क्रिप्ट असुरक्षित है। यह केवल इसलिए है क्योंकि आप एक कस्टम स्क्रिप्ट लिख रहे हैं जिसे Google ने व्यापक उपयोग के लिए समीक्षा या अधिकृत नहीं किया है।

आप इस चेतावनी को अनदेखा कर सकते हैं क्योंकि आपने स्क्रिप्ट बनाई थी और आप जानते हैं कि यह सुरक्षित है।

यदि यह ठीक से चलता है, तो आपको एक ईमेल प्राप्त करना चाहिए जो इस तरह दिखता है:

जैसा कि आप देख सकते हैं, स्प्रेडशीट एक पीडीएफ के रूप में ईमेल से जुड़ी हुई है। इससे प्राप्तकर्ता के लिए इसे खोलना और देखना आसान हो जाता है, भले ही वे Google शीट का उपयोग न करें।

अब हमें इसे स्वचालित करने की आवश्यकता है ताकि यह हर महीने की 1 तारीख को चले।

चरण 3: अपने चालान स्क्रिप्ट को स्वचालित करें

अपनी स्क्रिप्ट को स्वचालित करने के लिए, आपको एक "ट्रिगर" बनाने की आवश्यकता है।

अपनी Google स्क्रिप्ट पर वापस जाएं, मेनू में संपादित करें पर क्लिक करें, और वर्तमान परियोजना के ट्रिगर्स चुनें ।

चूंकि आपने इस परियोजना के लिए अभी तक कोई ट्रिगर नहीं बनाया है, इसलिए यह रिक्त होगा।

आपको एक नीला लिंक दिखाई देगा जिसमें लिखा है कि "कोई ट्रिगर सेट नहीं किया गया है।" इसे क्लिक करें।

समय-चालित ईवेंट चुनें, टाइमर को मंथ टाइमर पर सेट करें, और नंबर को 1 पर छोड़ दें।

एक बार जब आप सहेजें पर क्लिक करते हैं, तो Google लिपियाँ आपके चालान के पीडीएफ प्रारूप को ईमेल के माध्यम से, हर महीने की 1 तारीख को भेज देंगी।

यही सब है इसके लिए!

महत्वपूर्ण बात यह है कि आप यह सुनिश्चित करें कि आप महीने के दौरान अपने चालान को अच्छी तरह से अपडेट रखें। सुनिश्चित करें कि यह समाप्त हो गया है और अगले महीने के पहले दिन पर जाने के लिए तैयार है।

चरण 4: एक मैक्रो बनाएँ

एक और गैर-प्रोग्रामिंग दृष्टिकोण है जिसे आप उपरोक्त स्क्रिप्ट के रूप में एक ही चीज़ को पूरा करने के लिए ले सकते हैं: Google शीट्स में अब मैक्रोज़ की सुविधा शामिल है कि कैसे मैक्रोज़ के साथ Google शीट्स में दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करें Google पत्रक उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है। आपको दस्तावेजों और स्प्रेडशीट में दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने के लिए किसी भी कोडिंग जानने की आवश्यकता नहीं है। अधिक पढ़ें । मैक्रों आपको किसी कार्य को पूरा करने के लिए कई क्रियाओं को रिकॉर्ड करने देते हैं। इस स्थिति में, आप पहले मैक्रो बनाएँगे, और फिर उसी तरह से ट्रिगर करेंगे जिस तरह से आपने अपने Google स्क्रिप्ट को ट्रिगर किया था।

सबसे पहले, अपनी चालान शीट में, टूल> मैक्रोज़ पर जाएं, और रिकॉर्ड मैक्रो का चयन करें।

अगला, बस किसी को शीट को पीडीएफ अटैचमेंट के रूप में भेजने के सामान्य चरणों से गुजरें।

फ़ाइल पर जाएं, और अनुलग्नक के रूप में ईमेल पर क्लिक करें।

फिर, सभी फॉर्म फ़ील्ड भरें ताकि विषय और शरीर स्वाभाविक दिखे।

इसके बाद सेंड पर क्लिक करें।

"नए मैक्रो रिकॉर्डिंग" पॉप-अप पर, सहेजें पर क्लिक करें । यह मैक्रो रिकॉर्डिंग प्रक्रिया को पूरा करता है। मैक्रो को एक नाम दें जिसे आप याद रखेंगे, और फिर से सहेजें पर क्लिक करें ।

आपने अपने परीक्षण ईमेल को पीडीएफ संलग्न के साथ आते देखा होगा।

चरण 5: मैक्रो को स्वचालित करें

अब मैक्रो को स्वचालित करने का समय है। जैसे आप Google लिपियों को ट्रिगर करते हैं वैसे ही आप मैक्रोज़ को ट्रिगर कर सकते हैं।

टूल्स और स्क्रिप्ट एडिटर में वापस जाएं। Macros.gs कोड पर क्लिक करें।

मैक्रो फ़ंक्शन के नाम पर ध्यान दें। उपरोक्त उदाहरण में, मैक्रो फ़ंक्शन का नाम myFunction1 है ।

अब Edit और वर्तमान प्रोजेक्ट के ट्रिगर्स में जाएं ।

इस बार, फ़ंक्शन ड्रॉपडाउन बॉक्स में, आपको सूची में मैक्रो फ़ंक्शन दिखाई देगा। इसका चयन करें।

फिर, Google ट्रिगर ट्रिगर के लिए जैसा आपने ऊपर किया था, वैसा ही बाकी ट्रिगर सेट करें।

समय-संचालित करने के लिए ईवेंट सेट करें। महीना टाइमर चुनें। नंबर 1 पर छोड़ दें।

अब आपका रिकॉर्ड किया हुआ मैक्रो हर महीने चलेगा।

यह मैक्रो रिकॉर्ड किए जाने पर आपको जो भी ईमेल पते परिभाषित करेगा, वह पीडीएफ के रूप में इनवॉइस शीट को भेज देगा।

स्वचालित Google पत्रक समय बचा सकते हैं

Google शीट में ट्रिगर्स की विशेषता वास्तव में इस स्वचालन के पीछे की शक्ति है। यह आपको उन सभी सांसारिक कार्यों को स्वचालित करने देता है जो आप अक्सर करते हैं, ताकि आप अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

यदि आप अभी Google लिपियों के साथ आरंभ कर रहे हैं, और आप और अधिक सीखना चाहते हैं, तो हमने उपयोगी Google स्क्रिप्स के अन्य उदाहरणों को शामिल किया है। Google शीट बॉक्स से बाहर है, लेकिन यह और भी अधिक शक्तिशाली हो सकता है यदि आप इसकी क्षमताओं को बढ़ाने के लिए Google लिपियों का उपयोग करते हैं। और पढ़ें आप अभी कोशिश कर सकते हैं

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